電話の応対は最初の印象が肝心です

電話応対

皆様こんばんは

最近、カルチャースクールの個人レッスンでは「電話の応対マナー」を希望する方が増えています。

社会人になり、業務上行っている電話応対がふと「これでいいのかな?」と感じることがあるという方が多くいらっしゃいます。

携帯電話が普及し、電波さえ届くところであれば会話ができる電話はとても便利な物です。

しかし、対面とは違い相手の顔が見えない電話は声だけが頼りですので、間違った対応をすると

相手の方を不快にさせたり、誤解を招くことも少なくありません。

電話応対には基本的なマナーがあります。

 

まず、ひとつめは「第一声は明るく爽やかな声で!」

会社やお店であれば最初に出た人がその会社やお店のイメージになります。

暗い声や聞き取り難い声で出ると「なんか感じ悪い」と思われるでしょう。

最初に出るの対応が肝心です。

 

ふたつめは「丁寧に」敬語で話すことが基本です。

敬語を使うことは相手に敬意を表します。

皆さんは正しい敬語を使っていますか?

「お世話様です」「ご苦労様です」「了解しました」などは失礼にあたります。

 

3つめは「正確に」会話の内容を正確に聞き取り復唱し確認することが大切です。

常にメモを取り、自分の解釈で間違っていないか、伺った内容を要約して確認しましょう。

復唱を怠ってその後行き違いやトラブル、クレームになることがよくあります。

 

4つめは「迅速に」電話の向こうの相手の方も仕事中です。

保留にし確認しなければならない場合は、必ず「お時間宜しいでしょうか」と伺って

時間が無いようでしたら折り返しの約束をすること。

その際、時間や電話番号を必ず聞き取りましょう。約束の時間までに回答ができない場合は、必ず約束の時間に電話を掛けて、回答がいつ頃にできるかをお伝えすることが大切です。

約束の時間に答えられないからといってそのままにすると、「電話がない」と信用を失うことに繋がります。

顔が見えないからこそ、気持ちが伝わる対応力が必要です。

個人レッスンも承り中です。

香川県のビジネスマナー・キッズマナーについてのお問い合わせはこちらから

 

 

コメント